Distruzione certificata dei documenti: la soluzione per proteggere la privacy e le aziende
Un numero sempre maggiore di aziende ha la necessità di distruggere i documenti sensibili, cioè quelli che contengono informazioni riservate come nomi, indirizzi, mail, numeri di telefono, dati finanziari e bancari, ecc.
Il 70% dei documenti cestinati in azienda contiene, infatti, informazioni protette dalla normativa sulla privacy (d.lgs. 196/03) e dal GDPR. Il rischio è doppio: incorrere in pericolose violazioni della privacy e finire nel mirino del “trashing”, cioè il furto di identità e successivo utilizzo illecito dei dati personali e finanziari. Un reato che, negli ultimi anni, ha subito un incremento del 20% a causa di un trattamento errato dei documenti destinati al macero.
Distruggere in modo sicuro i documenti non è, quindi, solo un dovere morale ma anche un obbligo di legge, che salvaguarda le aziende da ogni responsabilità civile e penale.
Le buone abitudini da attuare in azienda
Per proteggere i dati aziendali, è necessario mettere in pratica una serie di comportamenti che coinvolgano tutta l’azienda. Ecco alcuni consigli pratici:
- evitare di depositare sulle scrivanie o in giro documenti sensibili
- utilizzare sempre cassetti o armadi con serrature
- fare attenzione ai dati riservati da cestinare contenuti sia nei documenti cartacei che in hard disk e cd obsoleti
- smaltire e distruggere periodicamente la documentazione scaduta per evitare accumuli di dati sensibili non più utili a fini amministrativi
Distruzione certificata con Organizzazione Aprile
Le buone abitudini, per quanto corrette, non sono però sufficienti. Il sistema più comodo, efficiente e sicuro è affidare il servizio di ritiro, trasporto e distruzione certificata dei documenti a dei professionisti come Organizzazione Aprile.
Organizzazione Aprile, certificata ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 27001:2017, è iscritta all’Albo nazionale dei gestori ambientali e associata a Federprivacy.
Organizzazione Aprile offre alle aziende diverse soluzioni professionali:
- servizio periodico di raccolta, ritiro e distruzione tramite contenitori Cartbox
- servizio spot di distruzione documenti riservati
- distruzione archivi cartacei
- distruzione di hard disk, CD e supporti magnetici contenenti dati sensibili
I Cartbox sono contenitori di sicurezza da installare nelle aziende e dotati di serratura e feritoia antiripescaggio che proteggono i documenti fino al ritiro e alla distruzione.
I servizi offerti da Organizzazione Aprile garantiscono:
- conformità al GDPR e al d.lgs. 196/03
- sicurezza e tracciabilità nella fase di trasporto
- certificazione di avvenuta distruzione
- riciclo dei documenti distrutti
Sicurezza e affidabilità da tre generazioni
Organizzazione Aprile, fondata da Mario Aprile negli anni Cinquanta, è oggi uno dei più efficienti archivi in outsourcing d’Italia e una realtà innovativa e “digital oriented”.
“Il nostro servizio di distruzione certificata – racconta la dottoressa Terry Aprile, responsabile nazionale microraccolta e rappresentante della terza generazione insieme al fratello Mario – è una soluzione professionale che fa risparmiare tempo e costi e, soprattutto, protegge le aziende da ogni responsabilità legale”.
