Custodia e gestione archivi cartacei

    Non sapete più dove archiviare i documenti? Il Vostro archivio non è più gestibile?

NESSUN PROBLEMA !

 

L’obiettivo del servizio di custodia e gestione degli archivi offerto dall’Organizzazione Aprile è garantito una soluzione efficiente e ragionevole per la conservazione e la sicurezza del tuo archivio.

Accedere facilmente alle informazioni aziendali è il guadagno maggiore per ogni realtà aziendale.

Nella pratica quotidiana, la gestione degli archivi cartacei crea numerosi problemi connessi al sempre crescente numero di documenti da custodire, affidare la gestione del tuo archivio all’Organizzazione gestione aziendale

 

  • Riduzione, almeno del 50%, dei costi di gestione degli archivi e ampliamento locali .Pay per use : con noi paghi solo per lo spazio effettivamente utilizzato
  • Eliminazione dei costi di adeguamento alle normative di prevenzione incendi dei locali adibiti ad archivio . Non impiegare le tue risorse per certificazioni e adeguamenti, noi siamo già conformi alle normative in materia
  • Reimpiego risorse su attività core e ottimizzazione spazi . Impiega il tempo e le abilità dei tuoi collaboratori su attività fruttifere per il tuo business, negli Archivi ci siamo noi!
  • Rapida consultazione delle unità archivistiche e completa cognizione del patrimonio documentario . I nostri inventari e strumenti di corredo ti permettono di conoscere la documentazione che conserviamo in archivio, richiederla se necessario o smaltirla quando scadono i tempi legali di conservazione
  • Sicurezza fisica degli archivi. Archiviare i tuoi documenti nei nostri archivi è in realtà più sicuro che nel tuo ufficio. Disponiamo di sistemi di sicurezza 24/24h, videosorveglianza e sistemi antincendio. L’accesso ai locali è riservato solo al personale autorizzato.

 

 

Tutti sono in grado di conservare i documenti, ma la gestione di un archivio è una situazione ben più complessa. I nostri servizi sono tutte le fasi di una corretta gestione archivistica :

Servizi InizialiServizi DepositoServizi Archivio
  • Prelievo e inscatolamento dei documenti, buste di cassa, contratti, fatture attive e passive …

  • Trasferimento degli archivi con i nostri mezzi presso i nostri depositi attrezzati

  • Schedatura, riordino, inventariazione informatizzata dei faldoni;

  • Codifica e data entry degli indici di classificazione e delle coordinate logistiche per l’immediato reperimento dei documenti

  • Collocazione fisica delle unità nel deposito su scaffalature a norma 

Le “unità di archiviazione” sono conservate in depositi idonei alle normative vigenti in materia di sicurezza e protezione e tutela di:

  • Sistemi di allarme antintrusione

  • Servizio di vigilanza attivo ininterrottamente 24 ore su 24

  • Sistemi di antincendio a norma per carta e cartone

  • Aree protette e divise per cliente con salette di consultazione ed uffici attrezzati

  • Evasione delle richieste di consultazione: Consegna in originale / scansione su richiesta e invio tramite mail in tempo reale

  • Ritiri periodici della documentazione dalle Sedi del cliente e aggiornamento dell’inventario;

  • Gestione legale dei documenti con lo stato di diritto dei documenti

 

 

Ogni servizio è personalizzabile secondo le esigenze del cliente e saremo lieti di studiare insieme i progetti di realizzazione del servizio puntando sempre alla massima efficienza.

Per informazioni e preventivi       

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